28/12/2015

Carvajal en un mundo de competencia y efectividad

Encontraron en Microsoft la solución para optimizar la comunicación y el trabajo mancomunado.

Carvajal: conglomerado de innovación

Consolidado como uno de los conglomerados empresariales más significativos de Colombia, Carvajal se ha convertido en un referente para el país. Gracias a su capacidad de innovación y calidad se han expandido por el continente suramericano, estableciendo presencia en más de 17 países con 8 líneas de negocio, que no solo ofrecen tecnología y servicios sino que presentan un enfoque social fundamental para el crecimiento de las naciones donde se encuentra.

Con más de 24 mil empleados directos distribuidos a lo largo y ancho del continente, Carvajal se enfrentaba a necesidades de comunicación ubicadas, con herramientas amigables y sencillas que le permitieran desarrollar el negocio de forma muy productiva, con el fin de reducir costos y facilitar los procesos internos.

¿Cómo destacarse en el mundo globalizado?

En un mundo cada vez más globalizado, donde los acercamientos comerciales se llevan a cabo a través de plataformas virtuales, las empresas comienzan a requerir soluciones de comunicación y trabajo mancomunado que permitan trabajar de forma remota y sincronizada.

Carvajal no era la excepción en el panorama tecnológico y veía la importancia de migrar a un sistema holístico que le permitiera encontrar las respuestas a sus diferentes necesidades.

Por ello, desde años atrás había incursionado en la implementación de herramientas para unificar los lenguajes y, con ello, facilitar los procesos.

Así, comenzó con Exchange en el cual encontraba soluciones principalmente de correo electrónico. Sin embargo, después de un tiempo esta herramienta no fue suficiente para satisfacer los requerimientos de Carvajal y, por lo tanto, se vieron enfrentados al reto de encontrar una plataforma más robusta.

Durante esta búsqueda se encontraron con las soluciones brindadas por Google, las cuales ofrecían respuestas efectivas a ciertos requerimientos, pero que significó un desgaste de un año y cuatro meses de implementación, sin poder aplicarse en todas las empresas y con una herramienta de videoconferencia que no permitía tener más de 20 usuarios al tiempo; capacidad muy reducida para lo que buscaba Carvajal.

En este sentido, se identificó la oportunidad de encontrar una nueva plataforma, que además tuviese unos costos más competitivos y tiempos de implementación más efectivos que redujera el impacto frente a los usuarios.

Soluciones Microsoft

Ante esta situación y después de un estudio exhaustivo, Carvajal, asesorado por Vision Software, decide adquirir Office 365 para todas las empresas distribuidas en el continente. Conscientes de los antecedentes deciden tomarse dos meses de planeación, tiempo en el cual proyectan las acciones a realizar, identifican el estado de los equipos y las licencias, y determinan la metodología para realizar el proyecto. Con un soporte constante por parte de Vision Software y de Microsoft llevan a cabo el proceso de migración y, en 4 meses, logran abarcar a todas las empresas ubicadas en los diferentes países.

Una de las herramientas más destacadas de esta solución fue la posibilidad de tener SharePoint, recurso altamente efectivo para la comunicación remota que tanto buscaba Carvajal. Con este mecanismo, Carvajal ha podido ir renovando los sistemas que tenían en hardware para comenzar a alojarlos en la nube.

Hay una gran disminución de costos porque ya no se tienen que seguir comprando equipos para estos procesos, ni las licencias de los usuarios, lo que significa una gran ventaja.

Jaime Parra Mutis
Director Corporativo de T.I. Carvajal

Al implementar Office 365, los usuarios retornaron a manejar su correo a través de Outlook, una plataforma amigable, con la que se sentían familiarizados y que, ahora que todas las empresas están hablando el mismo lenguaje, facilita la comunicación y el intercambio de archivos.

También se implementó el sistema de videoconferencias, que permiten ser grabadas con una comunicación estable y con una capacidad de invitar hasta 120 usuarios sin presentar problemas de conexión; solución vital para Carvajal y sus procesos internos de trabajo en equipo a través del mundo.

Beneficios en la nube

Una de las principales ventajas que se reconoce luego de implementar Office 365 es la certeza de poder contar con los archivos en la nube. Aun cuando la persona y equipos se encuentran offline, estos quedan grabados permanentemente, se pueden modificar y editar con tranquilidad.

Por otro lado, la calidad de las video conferencias era un tema vital para Carvajal, pues al ser una compañía con presencia en un gran número de países, las reuniones, decisiones y metodologías de trabajo que se realizan con un talento humano remoto son muy frecuentes y por lo tanto la necesidad de tener una herramienta que garantice la conexión para una excelente comunicación es fundamental. Esto se logró con Office 365 y, por lo tanto, la productividad de la compañía aumentó notablemente, incentivando el trabajo colaborativo.

Según Jaime Parra Mutis Director Corporativo de T.I. de Carvajal los beneficios más destacados son: “Tener una herramienta en la nube que es estable, que tiene todas las funcionalidades, que tiene una buena ejecución, que disminuye la inconformidad con el usuario, que reduce el tiempo que el área del health desk implementa en reparaciones. También la capacidad que ahora maneja el correo, que permite reducir costos en compra de máquinas de discos duros y a su vez en la adquisición de servidores para las video conferencias y el chat”. En general es una herramienta que disminuye funciones para hacer procesos más productivos.

Finalmente, Carvajal es un caso de éxito porque hubo una disminución de costos y hay más facilidad en la comunicación. Con Share Point se tiene la información centralizada de todas las empresas y se pueden hacer flujos de trabajo comunes, lo que se refleja en una compañía integrada con el mismo lenguaje y con información asequible en la nube, que les permite construir una empresa organizada y cohesionada.

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