Invías - Microsoft Teams
05/01/2018

Microsoft Teams moderniza Invías

Así moderniza Invías sus procesos de trabajo para hacer más transparente su gestión

El Instituto Nacional de Víasse monta en Microsoft Teams para agilizar sus procesos clave: Reducción en los tiempos de adjudicación de contratos, streaming de sus audiencias públicas, mejor control de los recaudos en los peajes y mayor productividad y transparencia frente a organismos de control.

Los cerca de 13.000 kilómetros de extensión quetiene la infraestructura vial del país son la razón de ser de este organismoadscrito al Ministerio de Transporte. Su rol principal es gestionar losproyectos de construcción, reparación y mantenimiento de las 7 troncales, querecorren el territorio de Norte a Sur, y de las 8 transversales que unen adichas troncales en su tránsito Oriente - Occidente.

Hoy, tras más de 20 años de su creación y dehacerse cargo de buena parte de las carreteras del país, da el brinco a nuevasy modernas estrategias en estructura organizacional, iniciando el viaje a latransformación digital para garantizar eficiencia en los procesos, trabajocolaborativo entre los empleados de la institución y transparencia en toda lagestión.

Con esto en mente, Invías destaca 4 escenariosfundamentales con los que quiere cambiarle la cara a la Institución,transformar su manera antigua manera de trabajar y responder con cada proceso.Todo esto apoyado de una poderosa plataforma tecnológica: Microsoft Teams.


Escenario 1: Una semana menos en laadjudicación de contratos

Un proyecto, cualquiera que sea, debe ser calificado por el área de contratación de Invías antes de ser adjudicado. Este es un proceso que hoy se puede demorar entre 4 y 5 semanas y que carece de una dinámica clara en cuanto a asignación y seguimiento de tareas al interior delos equipos de trabajo, además de un sistema de información que permita accederá otros archivos históricos.

Esta organización viene haciendo un uso convencional de correos electrónicos y su departamento de contratación,conformado por entre 80 y 150 personas según la demanda, tiene limitaciones ala hora de saber cuándo comienza o cuándo termina un proyecto, quién lo tiene a cargo, o a qué documentos históricos podrían acceder.

El uso convencional del correo electrónico hace que se generen más de 15 copiasde un mismo documento entre revisiones, correcciones y sugerencias de losfuncionarios involucrados.

Entendiendo este contexto, Invías decide apostar por Microsoft Teams que -através del aplicativo Planner- permite asignar y hacer seguimiento de tareasmientras que almacena todo el historial de documentos en Sharepoint, además decontar con un Chat que aloja todas las conversaciones e interacciones de losequipos de trabajo; todo ello desde una única pantalla.

“La apuesta por Teams es en procura de hacer seguimiento y control de tareas, consolidación de una bodega digital de información y una mejor gestión de la comunicación entre equipos… Con la visualización y seguimiento de tareas que ofrece la herramienta de Microsoft es posible bajar los tiempos de adjudicación de contratos 3 ó 4 semanas, una menos de lo habitual, lo que representa una evolución significativa en términos de productividad, si se tiene en cuenta que Invías maneja entre 2 mil y 3 mil procesos de contratación en simultáneo”.

agrega Eduardo Zamora,Líder de Gobierno en Línea en Invias.


Escenario 2: Mejor evidencia ante procesosadministrativos

Invías es un organismo regulado por múltiplesentes de control: Contraloría, Procuraduría, Fiscalía y Ministerio deTransporte, entre otros. Cuando alguno de estos considera pertinente levantaralgún proceso administrativo o de auditoría, el Instituto debe estar encapacidad de presentar evidencia que justifique las decisiones que se tomaronen el desarrollo de cualquier proyecto.

“Invías contrata a un abogado para dar un concepto referente a un proyecto de una carretera, él viene y hace sus recomendaciones, pero todo queda por correo electrónico, a su salida se cancela el buzón de mensajes y no hay prueba alguna de su gestión. Ahora con Teams, cualquier comentario que haga un funcionario, cualquier modificación en un documento o cualquier instrucción que haya dado, quedará registrada ya almacenada en una bodega de información digital, disponible en cualquier momento para cuando aparezca alguno de estos entes de control a consultar por la decisión que se tomó a partir de ese concepto”.

así lo explica Zamora.


Escenario 3: Streaming de audiencias públicas

Las audiencias públicas son espacios en los que Invías informa los términos de referencia de una licitación y dónde más adelante se anuncia y se adjudica algún contrato. Como parte de su gestión, el Instituto está en obligación de grabar en video estos espacios, sin embargo, es habitual que estos archivos se pierdan en el tiempo. Con Teams, gracias a la articulación del servicio de streaming que trae Office 365 e se puede integrar en una pantalla la transmisión en vivo de los vídeos de cada una de estas audiencias y dejarlo alojado en un mismo espacio donde está toda la información del proceso.

“Tener a la mano estos videos nos permite dar respuesta oportuna y contundente cuando alguna de las empresas licitantes tiene algún reclamo referente a una adjudicación; que no se enteraron del proceso, que se hizo la audiencia de aclaraciones y su representanta no vino o que Invías no hizo el proceso de acuerdo a cómo lo demanda la ley; a todo eso podemos dar respuesta rápidamente gracias al acceso inmediato que tenemos de estos videos". 

comenta Eduardo Zamora.


Escenario4: Internet de las cosas para controlar el recaudo de los peajes

Actualmente Invías se encuentra monitoreando elcomportamiento de 8 peajes en el territorio nacional a través de Internet delas Cosas (IoT) para conocer datos de comportamiento como: cuántos vehículospasaron, de qué tipo, cómo fue pago, cuál fue el recargo diario o el recargototal por mes, entre otras.

Con ese recaudo, los peajes están en la obligaciónde hacer un informe consolidado que posteriormente debe ser enviado a losfuncionarios del departamento de Peajes de Invías. Actualmente este documentollega con hasta 3 semanas de retraso, con lo cual Invías se limita a observaruna foto de un mes atrás.

Ahora, con la implementación de esta tecnología,el proceso se hace más transparente ya que el tomador de decisiones al interiorde Instituto puede ver la foto al día, pues gracias a la integración de IoTtodos los datos se actualizan cada cinco minutos y le permiten al funcionariotener un respaldo más preciso para contrastar el consolidado que cada peajeenviará más adelante.

“Con esta solución logramos anticiparnos y sopesar cualquier error involuntario en la estructuración de estos informes. Puede pasar que el peaje reporte un número X de transacciones equivalentes a 50 millones de pesos, y que en realidad el número sea mayor... ahora con la información al día podemos entender que pasó, si se trata de un error de software o fue que la talanquera estuvo levantada por tres horas, pero el consolidado enviado por el peaje no lo muestra. En definitiva esto nos permite tener un control más eficiente y transparente". 

concluye Eduardo Zamora.


El proyecto a futuro de Invías es convertirse en una institución de contratación digital dónde todos sus funcionarios trabajen de forma colaborativa, sus áreas se integren y su gestión sea cada vez más transparente ante sus múltiples audiencias de interés. El proceso ya inició con el área de contratación y de peajes, se espera en un mediano plazo integrar el ecosistema completo del Instituto.



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