Confidencialidad de la información para la defensoría del pueblo
31/08/2016

Confidencialidad de la información para la defensoría del pueblo

Se moderniza para defender los derechos de la gente y atender al ciudadano.

Según cifras del Sistema de Alertas Tempranas (SAT) de la Defensoría del Pueblo, las FARC han sido el grupo armado ilegal con mayor presencia en Colombia, abarcando más de 325 municipios. Tras la firma de los acuerdos de paz entre el Gobierno Nacional y este grupo guerrillero, el desafiante y fundamental papel de la Defensoría del Pueblo será el de defender los derechos humanos, atender directamente las preocupaciones de la población, así como alertar sobre posibles escenarios de riesgo.

Se estima que, en el escenario del posacuerdo, si no se implementan medidas efectivas de control para disuadir posibles factores de violencia, producto de la desmovilización, es probable que se conformen escenarios enmarcados en nuevas expresiones de violencia por parte de grupos armados ilegales y organizaciones criminales, que conlleven a situaciones de violación o desconocimiento de los derechos fundamentales para distintas poblaciones y sujetos en condición de vulnerabilidad.

Siendo una de las instituciones con mayor cobertura nacional con 36 oficinas regionales y el 67 por ciento de sus funcionarios en terreno, la Defensoría ha robustecido su mecanismo de advertencia, el Sistema de Información del Sistema de Alertas Tempranas (SISAT), con el fin de procesar, clasificar, verificar y analizar la información relacionada con la probable ocurrencia de vulneraciones de los derechos fundamentales de la población civil e infracciones al Derecho Internacional Humanitario, especialmente en el marco de un posacuerdo.

El uso de esta herramienta consiste en que, una vez los analistas del SAT regresan de su trabajo de observación en campo, procesan e integran la información geográfica y temporal en el SISAT para la posterior producción de análisis de factores de amenazas y vulnerabilidad de la población y mapas o cartografía de escenarios de riesgo. Para esta tarea, los funcionarios pueden acceder al sistema desde sus dispositivos móviles en el lugar en el que se encuentren y cargar la información en formatos escritos, fotográficos o de video a un servidor. La consolidación de estos reportes le permite posteriormente a la Defensoría realizar análisis y mantener al tanto a las autoridades sobre los lugares donde se presentan situaciones de riesgo de violaciones de los Derechos Humanos.

Un ejemplo de lo que esta tecnología le permite hacer a la Defensoría es la producción de los informes de riesgo, un documento de análisis realizado por la entidad a partir de información consignada previamente en el SISAT. “El sistema asocia y reúne todos los datos relacionados con determinada zona. Estamos hablando de información como: dinámica de la población, actores armados y su forma de operar en estos territorios, instrumentos anteriores que dieron cuenta de esa información, etc.”, dice Jorge Enrique Calero, Defensor Delegado para la prevención de riesgos de violaciones de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario. “Es decir, el sistema contiene la información de monitoreo para que el funcionario haga el análisis cualitativo de la situación y construya el informe de riesgo”, agrega. Además de categorizar la información, el sistema le da la opción al usuario de descargarla en el formato que desee, bien sean gráficos, mapas o documentos de Excel.

A través de esta plataforma, la Defensoría ha procesado entre 55 y 58 documentos de advertencia anuales, en los últimos cuatro años, sobre los casi 100 municipios en los que la Defensoría considera que existe población en situación de riesgo. En su mayoría, estos formularios de recolección de información provienen de territorios como Arauca, Casanare, Guaviare, Chocó, Córdoba, Nariño, Valle del Cauca, Antioquia y Norte de Santander.

“Tenemos territorios en confrontación armada como Catatumbo y Chocó donde las denuncias tienen que ver principalmente con desplazamientos masivos, confinamientos, afectaciones a la población civil por combates que se han dado en las zonas, etc. Tenemos otras regiones como el departamento del Guaviare, donde la situación no es de confrontación abierta; sino, por el contrario, es un territorio donde los riesgos tienen que ver con restricciones de movilidad, amenazas, homicidios, extorsiones, etc”

Fernando Gaitán
Estadístico del SAT

Para desarrollar el SISAT, la Defensoría tuvo en cuenta que esta plataforma debía ser interoperable con los sistemas de información de otras entidades gubernamentales, por lo cual implementaron SQL Server como motor de base de datos y ArcGIS como gestor de información geográfica. Teniendo estas dos herramientas como base de la infraestructura tecnológica del SISAT, la Defensoría construyó sobre esta misma solución el Mapa de Referencia Colombia en conjunto con Esri Colombia y otras nueve entidades del Estado, entre ellas el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE), con el fin de precisar con mayor detalle la ubicación geográfica de las comunidades afectadas.

Las características de seguridad de SQL Server, integradas con otras tecnologías como Windows Server, Microsoft NET Framework, Microsoft ISS, entre otras, han sido garantes de la confidencialidad de la información que procesa el SISAT.

“La información está tan segura que, si la red de internet se cae, el sistema automáticamente guarda el trabajo realizado. Esto le da confianza a la gente de que, en caso de cualquier eventualidad, nada se va a perder”, dice Fernando. “Adicionalmente, la inmediatez con que la herramienta permite registrar, consultar y descargar la información ha sido un gran avance para nosotros. Antes la información se consolidaba por teléfono y el proceso era más lento. Ahora, podemos cargar una foto, un video o un documento al sistema en tiempo real”. De esta forma, la seguridad y la inmediatez se convirtieron en dos atributos de la herramienta que le permite a la Defensoría llevar trazabilidad de los casos y atenderlos enseguida, independientemente de la rotación de los cargos que administran la información.

Por su parte, el Defensor del Pueblo (e), Alfonso Cajiao Cabrera, afirma que el SISAT ha sido la “herramienta tecnológica que le ha permitido a la entidad avanzar en materia de monitoreo, advertencia y seguimiento y, además, aprobar la auditoría de certificación de calidad. Este sistema integra las capacidades gubernamentales y, al mismo tiempo, está en condiciones de atender y responder a las situaciones en el terreno”.

Hasta el día de hoy, el SISAT ha sistematizado más de 3 mil documentos generados desde mediados de 2014, fecha en la que inició la implementación de la herramienta. Sin embargo, simultáneamente existe un equipo dedicado al registro de información histórica que viene trabajando desde años anteriores. Con esto se espera que el sistema integre y cuente con información relevante que permita darle un contexto a lo que se vendría en la fase de posacuerdo en Colombia.

Un defensor público con herramientas TIC

Otra figura importante en esta era de posacuerdo será la del defensor público. Su función diaria es la de garantizar los derechos y el acceso a la justicia de aquellos que no tienen los recursos suficientes para defenderse. Sin embargo, se prepara para atender las solicitudes de quienes dejen las armas y necesiten asistencia.

Para este fin se han implementado los Sistemas de Información. Cada vez que un ciudadano solicita un servicio, como el de la defensoría pública, su caso se radica y se le asigna al defensor correspondiente a través de estas herramientas tecnológicas, las cuales controlan toda la gestión desde el momento en el que se recibe el proceso hasta cuando se archiva, porque el funcionario consigna allí todas sus actuaciones, reportes e informes.

Estos sistemas están articulados con herramientas de productividad como Office 365. Hoy, más de 4.000 defensores públicos tiene a su disposición este servicio. Según la oficina de sistemas de la Defensoría, en cabeza de Orlando Benavides, “antes usábamos una herramienta de software libre de correo, pero no tenía la suficiente capacidad para la creación de más cuentas e incluso para el almacenamiento porque cada usuario contaba sólo con 30 megas”. Esto quiere decir que había muy poca capacidad para la cantidad de trabajo de estos funcionarios, y añade el vocero que “el correo electrónico es muy importante ya que es el medio de comunicación formal y porque a través de éste, el Sistema de Información envía las notificaciones necesarias, como el reparto de los procesos de los defensores públicos externos, quienes acceden desde cualquier lugar a su buzón por internet”.

Adicionalmente, para la entidad es muy importante tener la confianza en el manejo de la información, en su mayoría reservada y confidencial, la cual se veía expuesta con el software libre: “la seguridad es otro de los factores que tuvimos en cuenta porque anteriormente estábamos expuestos al tener todo centralizado. Office 365 redujo las vulnerabilidades que teníamos y ahora estamos mucho más tranquilos”, asegura Orlando Benavides, director de Sistemas de la Defensoría.

Para hacer aún más segura la gestión de identidades de los funcionarios y defensores públicos, la entidad adquirió un gestor de contraseñas que permite a todos los defensores públicos acceder a un portal desde el cual pueden recuperar sus claves mediante varios protocolos: un código vía SMS, una llamada telefónica automática, o un link de restauración a otra cuenta registrada por el usuario. Este servicio está en la nube, Azure Active Directory Premium, por lo cual es accesible desde cualquier lugar del mundo y le ayuda a la oficina de Sistemas a reducir la administración de contraseñas. Otro beneficio de Azure Active Directory Premium es que cada defensor puede acceder con una única cuenta y contraseña a todas las aplicaciones que tiene la Defensoría. Así, se encuentran unificados los servicios por medio de la nube ya que la justicia no da espera.

Estas innovaciones tecnológicas se diseñaron con soluciones de colaboración en un entorno de computación en la Nube para soportar un trabajo totalmente dinámico, móvil, seguro y altamente escalable a través de Sharepoint Online, Exchange Online y Skype Empresarial.

Todas estas nuevas herramientas consolidan a la Defensoría como una institución innovadora y de talla mundial. Para el Defensor del Pueblo (e), Alfonso Cajiao Cabrera, este proceso de modernización ha sido parte de la estrategia de la Defensoría como institución, para una mejor atención al público y garantizar los derechos de todos los ciudadanos, no importa dónde estén. “Hoy ya estamos en el proceso de guardar todo el conocimiento de los más de 4.000 defensores públicos -que unidos como institución- nos permita tener una gran base de información y experiencias para dar una mejor respuesta al ciudadano de manera más oportuna y eficiente”, aseguró Cajiao Cabrera.

Los Sistemas de Información no sólo permiten revisar la trazabilidad de los casos que llevan los defensores públicos, o de los análisis de riesgos que hacen los profesionales en el Sistema de Alertas Tempranas; también facilita a los funcionarios de control de la Defensoría y a otras instituciones hacer seguimiento de los procesos registrados en las herramientas y comunicarse de manera eficiente y articulada. Todo esto la ubica como una institución moderna y lista para atender la nueva realidad del país.

Si quieres conocer más información
comunícate en Bogotá al 587 0300 o en el resto del
país al 01 800 093 1234

60